jurnal penjualan

 Cara Menangani Invoice dan Jurnal Transaksi Penjualan

Menjurnal penjualan dan menangani invoice ke pelanggan bisa jadi masalah serius bagi pemula. Bukan karena sulit atau sesuatu yang rumit untuk dikerjakan—bahkan jauh lebih mudah dibandingkan ujian akhir semester akuntansi intermediate, melainkan karena kenyamanan pelanggan (customer) sangat penting dalam dunia bisnis.

Bayangkan jika customer menerima tagihan dua kali untuk pembelian yang sama, mereka pasti merasa tidak nyaman. Hal itu bisa terjadi jika ada kesalahan dalam menangani invoice. Tidak kalah serisunya ketika invoice salah diinput (angkanya tidak akurat). Atau diposting ke akun yang salah sehingga tidak terlacak—akhirnya tidak tertagih.

Saya tidak bermaksud menakut-nakuti. Justru saya ingin mengatakan bahwa sesungguhnya ini bukan pekerjaan yang sulit. Mungkin anda berpikir bahwa ini adalah menjurnal sungguhan dalam pekerjaan sungghan—sehingga jika terjadi kesalahan, bukan saja akan kehilangan nilai ujian, melainkan juga kehilangan uang, artinya perusahaan bisa merugi.

Tidak salah memang, tetapi juga tidak sepenuhnya benar. Betul bahwa kesalahan jurnal bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan, terutama jika melakukan kesalahan tetapi tidak disadari bahwa itu adalah kesalahan. Bertanya pada mereka yang lebih berpengalaman adalah cara yang paling baik untuk mencegah hal itu. Dan membaca artikel-artikel di JAK adalah permulaan yang baik.

Melalui tulisan ini saya akan berikan beberapa petunjuk (beserta contoh) yang mudah untuk diikuti oleh siapapun, termasuk pemula atau mereka yang tidak memiliki latar belakang pendidikan akuntansi.

Sederhananya, invoice adalah dokumen transaksi yang memuat rincian barang/jasa yang dibeli oleh pmbeli atau pengguna jasa (pelanggan), tanggal transaksi, nomor invoice (sebagai referensi), jumlah barang yang dibeli, harga satuan, jumlah pembelian, pajak, dan termin pembayaran.

Kapan Invoice Dibuat?

Untuk penjualan tunai, invoice harus dibuat sebelum barang/jasa diserahkan—dan barang baru boleh dikirimkan setelah pembayaran diterima.

Sedangkan untuk penjualan kredit, dalam banyak kasus, invoice seringkali dibuat setelah barang terkirim. Apakah boleh seperti itu? Sebaiknya diusahakan agar invoice dibuat dan dikirimkan ke pelanggan paling lambat pada saat barang dikirimkan meskipun untuk penjualan kredit. Idealnya,  invoice dibuat sekaligus setiap kali membuat surat jalan. Dengan cara itu, maka tidak akan ada penjualan yang lupa diinvoice.

Kapan Jurnal Transaksi Penjualan Dibuat?

Pada perusahaan yang sudah menggunakan software akuntansi, setiap membuat invoice, system akan membuat jurnal penjualan secara otomotis. Tetapi di perusahaan yang masih menggunakan sistim pencatatan manual, jurnal atas transaksi penjualan sebaiknya dibuat pada saat penerbitan invoice.

TRANSAKSI PENJUALAN

Penjualan umum yang kerap terjadi terdiri dari 2 jenis : Tunai dan Kredit.

1. Jurnal Penjualan Tunai

    Saat menerima uang tunai hasil penjualan :
    Kas/Bank (debit)
       Penjualan Tunai (kredit)
       PPN Keluaran (kredit)
    Saat menyerahkan barang dagangan yang terjual :
    HPP(debit)
       Persediaan Barang Dagangan (kredit)
    Retur Penjualan Tunai    
    Saat menerima barang retur :

    Persediaan Barang Dagangan (debit)

       HPP (kredit)

    Saat pengembalian uang kepada pelanggan :

    Retur Penjualan (debit)
    PPN Keluaran (debit)
       Kas/Bank (kredit)

2. Jurnal Penjualan Kredit
    Saat terjadinya transaksi penjualan kredit:
    Piutang Usaha (debit)
       Penjualan Kredit (kredit)
       PPN Keluaran (kredit)
    Saat menyerahkan barang dagangan yg terjual :
    HPP (debit)
       Persediaan Barang Dagangan (kredit)
    Penjualan kredit dengan uang muka (dp) :
    Saat penerimaan uang muka
    Kas/Bank (debit)
       Uang Muka Pelanggan (kredit)
    Saat penyerahan barang kepada pelanggan :
    HPP (debit)
       Persediaan Barang Dagangan (kredit)
    Penyerahan barang sebagai bukti terjadinya penjualan kredit, maka :
    Uang Muka Pelanggan (debit)
    Piutang Usaha (debit)
       Penjualan (kredit)
       PPN Keluaran (kredit)
    Retur Penjualan Kredit :
    Saat menerima barang retur :
    Persediaan Barang Dagangan (debit)
       HPP (kredit)
    Saat pengembalian uang muka pelanggan :
    Retur Penjualan (debit)
    PPN Keluaran (debit)
       Kas/Bank (kredit)
       Piutang Usaha (kredit)

Jurnal penjualan (Sales Journal) berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi penjualan  barang dagangan atau jasa yang dilakukan dengan pembayaran kredit. Sumber pencatatan buku tersebut adalah faktur penjualan. Bentuk buku jurnal penjualan biasanya disesuaikan dengan data mengenai penjualan yang diperlukan. Jurnal penjualan bisa dibuat sebagai berikut:

FAKTUR PENJUALAN (Sales Invoice)

1.      PENGERTIAN

Faktur Penjualan adalah Formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan atas barang yang telah dikirimkan penjual kepada customer/pelanggan.

Biasanya pembuatan faktur dibuat rangkap 3. Salinan pertama berwarna putih dan diserahkan kepada pembeli. Salinan kedua disimpan penjual setelah ditandatangani pembeli dan akan dijadikan lampiran saat penagihan dikemudian hari. Sedangkan salinan ketiga disimpan di dalam buku faktur.

Terkadang ada yang bertanya bagaimana cara membedakan faktur penjualan dengan faktur pembelian? Cara membedakannya dapat dilihat dari bagian kepala faktur. Jika pada kepala faktur diisi dengan nama perusahaan tempat kita bekerja maka itu faktur penjualan dan sebaliknya jika kepala faktur diisi dengan nama perusahaan orang lain maka itu faktur pembelian.

2.      

 

Faktur penjualan dibuat berdasarkan dengan barang yang sudah dikirim/diserahkan kepada customer, tapi terkadang barang yang telah dikirim bisa ditolak oleh cutomer. Sehingga biasanya faktur penjulan dibuat setelah delivery order ditandatangani oleh penerima.

Dalam prosedur internal kontrol system akuntansi metode manual disarankan untuk membuat invoice di atas formulir dengan nomor urut tercetak. Sehingga menjamin tidak terjadinya nomor ganda dalam pembuatan Invoice.

3.